Кнопка Найти и выделить группы Редактирование ленты тоже имеет большой список (рис. 2.57). Поиск удобен, а иногда и просто необходим для больших таблиц! Представляете, открываете вы прайс-лист, а там сотни наименований. Не пролистывать же его весь, чтобы найти то, что вас интересует!

Например, в прайсе фирмы, продающей канцтовары, вы можете найти все карандаши (рис. 2.58).

Программа покажет вам первый найденный карандаш. Дальше вам нужно будет жать кнопку Найти далее до тех пор, пока вы не пролистаете весь документ до конца. Если нажать кнопку Найти все в окне Найти и заменить, то появится список ячеек, содержащих нужное значение. Можно также скопом заменить одно наименование на другое. Например, одним махом поменять все лабораторные работы на практические (рис. 2.59).

Если интересно, нажмите кнопку Параметры. Там вы узнаете, что можете задать формат как того, что нужно найти, так и того, на что это необходимо заменить. А еще можно задать область поиска. При помощи меню кнопки Найти и выделить (см. рис. 2.57) вы можете также перейти на указанную вами ячейку (очень удобно для больших таблиц), найти формулы, примечания, константы (постоянные).

Все это Excel заботливо выделит и покажет вам в таблице. Обратите внимание на кнопку Очистить . Я хочу заметить, что эту кнопку не нужно путать с кнопкой Удалить, которую мы с вами уже рассмотрели в группе Ячейки. Нажимая ее, вы можете «стереть» либо содержимое ячейки, либо формат ячейки. Либо и то и другое вместе. (А еще вы можете выделить ячейку и нажать клавишу Delete, это тоже очистит содержимое ячейки.) Если вы очищаете ячейку, то она остается в таблице, но становится пустой. Если вы удаляете ячейку, вы выкидываете ее из таблицы.

Еще одна неизвестная нам кнопка в группе Редактирование - . Я думаю, вы знаете, что по законам сериалов нужно каждую серию прерывать на самом интересном месте, чтобы завтра все в едином порыве устремились к телевизору в ожидании того, что раскроется тайна! Так вот, продолжение следует. Предназначение загадочной кнопки будет раскрыто в следующей серии!

21.10.2012

Этот учебник рассказывает о главных преимуществах функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в Excel, которые делают их более привлекательными по сравнению с ВПР . Вы увидите несколько примеров формул, которые помогут Вам легко справиться со многими сложными задачами, перед которыми функция ВПР бессильна.

В нескольких недавних статьях мы приложили все усилия, чтобы разъяснить начинающим пользователям основы функции ВПР и показать примеры более сложных формул для продвинутых пользователей. Теперь мы попытаемся, если не отговорить Вас от использования ВПР , то хотя бы показать альтернативные способы реализации вертикального поиска в Excel.

Зачем нам это? – спросите Вы. Да, потому что ВПР – это не единственная функция поиска в Excel, и её многочисленные ограничения могут помешать Вам получить желаемый результат во многих ситуациях. С другой стороны, функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ – более гибкие и имеют ряд особенностей, которые делают их более привлекательными, по сравнению с ВПР .

Базовая информация об ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Так как задача этого учебника – показать возможности функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ для реализации вертикального поиска в Excel, мы не будем задерживаться на их синтаксисе и применении.

Приведём здесь необходимый минимум для понимания сути, а затем разберём подробно примеры формул, которые показывают преимущества использования ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ вместо ВПР .

ИНДЕКС – синтаксис и применение функции

Функция INDEX (ИНДЕКС) в Excel возвращает значение из массива по заданным номерам строки и столбца. Функция имеет вот такой синтаксис:

Каждый аргумент имеет очень простое объяснение:

• array (массив) – это диапазон ячеек, из которого необходимо извлечь значение.
• row_num (номер_строки) – это номер строки в массиве, из которой нужно извлечь значение. Если не указан, то обязательно требуется аргумент column_num (номер_столбца).
• column_num (номер_столбца) – это номер столбца в массиве, из которого нужно извлечь значение. Если не указан, то обязательно требуется аргумент row_num (номер_строки)

Если указаны оба аргумента, то функция ИНДЕКС возвращает значение из ячейки, находящейся на пересечении указанных строки и столбца.

Вот простейший пример функции INDEX (ИНДЕКС):

INDEX(A1:C10,2,3)
=ИНДЕКС(A1:C10;2;3)

Формула выполняет поиск в диапазоне A1:C10 и возвращает значение ячейки во 2-й строке и 3-м столбце, то есть из ячейки C2 .

Очень просто, правда? Однако, на практике Вы далеко не всегда знаете, какие строка и столбец Вам нужны, и поэтому требуется помощь функции ПОИСКПОЗ .

ПОИСКПОЗ – синтаксис и применение функции

Функция MATCH (ПОИСКПОЗ) в Excel ищет указанное значение в диапазоне ячеек и возвращает относительную позицию этого значения в диапазоне.

Например, если в диапазоне B1:B3 содержатся значения New-York, Paris, London, тогда следующая формула возвратит цифру 3 , поскольку “London” – это третий элемент в списке.

MATCH("London",B1:B3,0)
=ПОИСКПОЗ("London";B1:B3;0)

Функция MATCH (ПОИСКПОЗ) имеет вот такой синтаксис:

MATCH(lookup_value,lookup_array,)
ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;[тип_сопоставления])

• lookup_value (искомое_значение) – это число или текст, который Вы ищите. Аргумент может быть значением, в том числе логическим, или ссылкой на ячейку.
• lookup_array (просматриваемый_массив) – диапазон ячеек, в котором происходит поиск.
• match_type (тип_сопоставления) – этот аргумент сообщает функции ПОИСКПОЗ , хотите ли Вы найти точное или приблизительное совпадение:
  • 1 или не указан – находит максимальное значение, меньшее или равное искомому. Просматриваемый массив должен быть упорядочен по возрастанию, то есть от меньшего к большему.
  • 0 – находит первое значение, равное искомому. Для комбинации ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ всегда нужно точное совпадение, поэтому третий аргумент функции ПОИСКПОЗ должен быть равен 0 .
  • -1 – находит наименьшее значение, большее или равное искомому значению. Просматриваемый массив должен быть упорядочен по убыванию, то есть от большего к меньшему.

На первый взгляд, польза от функции ПОИСКПОЗ вызывает сомнение. Кому нужно знать положение элемента в диапазоне? Мы хотим знать значение этого элемента!

Позвольте напомнить, что относительное положение искомого значения (т.е. номер строки и/или столбца) – это как раз то, что мы должны указать для аргументов row_num (номер_строки) и/или column_num (номер_столбца) функции INDEX (ИНДЕКС). Как Вы помните, функция ИНДЕКС может возвратить значение, находящееся на пересечении заданных строки и столбца, но она не может определить, какие именно строка и столбец нас интересуют.

Как использовать ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в Excel

Теперь, когда Вам известна базовая информация об этих двух функциях, полагаю, что уже становится понятно, как функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС могут работать вместе. ПОИСКПОЗ определяет относительную позицию искомого значения в заданном диапазоне ячеек, а ИНДЕКС использует это число (или числа) и возвращает результат из соответствующей ячейки.

Ещё не совсем понятно? Представьте функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в таком виде:

INDEX(,(MATCH (искомое значение ,столбец в котором ищем ,0))
=ИНДЕКС(столбец из которого извлекаем ;(ПОИСКПОЗ(искомое значение ;столбец в котором ищем ;0))

Думаю, ещё проще будет понять на примере. Предположим, у Вас есть вот такой список столиц государств:

Давайте найдём население одной из столиц, например, Японии, используя следующую формулу:

INDEX($D$2:$D$10,MATCH("Japan",$B$2:$B$10,0))
=ИНДЕКС($D$2:$D$10;ПОИСКПОЗ("Japan";$B$2:$B$10;0))

Теперь давайте разберем, что делает каждый элемент этой формулы:

• Функция MATCH (ПОИСКПОЗ) ищет значение “Japan” в столбце B , а конкретно – в ячейках B2:B10 , и возвращает число 3 , поскольку “Japan” в списке на третьем месте.
• Функция INDEX (ИНДЕКС) использует 3 для аргумента row_num (номер_строки), который указывает из какой строки нужно возвратить значение. Т.е. получается простая формула:

  INDEX($D$2:$D$10,3)
  =ИНДЕКС($D$2:$D$10;3)

  Формула говорит примерно следующее: ищи в ячейках от D2 до D10 и извлеки значение из третьей строки, то есть из ячейки D4 , так как счёт начинается со второй строки.

Вот такой результат получится в Excel:

Важно! Количество строк и столбцов в массиве, который использует функция INDEX (ИНДЕКС), должно соответствовать значениям аргументов row_num (номер_строки) и column_num (номер_столбца) функции MATCH (ПОИСКПОЗ). Иначе результат формулы будет ошибочным.

Стоп, стоп… почему мы не можем просто использовать функцию VLOOKUP (ВПР)? Есть ли смысл тратить время, пытаясь разобраться в лабиринтах ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС ?

VLOOKUP("Japan",$B$2:$D$2,3)
=ВПР("Japan";$B$2:$D$2;3)

В данном случае – смысла нет! Цель этого примера – исключительно демонстрационная, чтобы Вы могли понять, как функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС работают в паре. Последующие примеры покажут Вам истинную мощь связки ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , которая легко справляется с многими сложными ситуациями, когда ВПР оказывается в тупике.

Почему ИНДЕКС/ПОИСКПОЗ лучше, чем ВПР?

Решая, какую формулу использовать для вертикального поиска, большинство гуру Excel считают, что ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ намного лучше, чем ВПР . Однако, многие пользователи Excel по-прежнему прибегают к использованию ВПР , т.к. эта функция гораздо проще. Так происходит, потому что очень немногие люди до конца понимают все преимущества перехода с ВПР на связку ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , а тратить время на изучение более сложной формулы никто не хочет.

4 главных преимущества использования ПОИСКПОЗ/ИНДЕКС в Excel:

1. Поиск справа налево. Как известно любому грамотному пользователю Excel, ВПР не может смотреть влево, а это значит, что искомое значение должно обязательно находиться в крайнем левом столбце исследуемого диапазона. В случае с ПОИСКПОЗ /ИНДЕКС , столбец поиска может быть, как в левой, так и в правой части диапазона поиска. Пример: покажет эту возможность в действии.

2. Безопасное добавление или удаление столбцов. Формулы с функцией ВПР перестают работать или возвращают ошибочные значения, если удалить или добавить столбец в таблицу поиска. Для функции ВПР любой вставленный или удалённый столбец изменит результат формулы, поскольку синтаксис ВПР требует указывать весь диапазон и конкретный номер столбца, из которого нужно извлечь данные.

Например, если у Вас есть таблица A1:C10 , и требуется извлечь данные из столбца B , то нужно задать значение 2 для аргумента col_index_num (номер_столбца) функции ВПР , вот так:

VLOOKUP("lookup value",A1:C10,2)
=ВПР("lookup value";A1:C10;2)

Если позднее Вы вставите новый столбец между столбцами A и B , то значение аргумента придется изменить с 2 на 3 , иначе формула возвратит результат из только что вставленного столбца.

Используя ПОИСКПОЗ /ИНДЕКС , Вы можете удалять или добавлять столбцы к исследуемому диапазону, не искажая результат, так как определен непосредственно столбец, содержащий нужное значение. Действительно, это большое преимущество, особенно когда работать приходится с большими объёмами данных. Вы можете добавлять и удалять столбцы, не беспокоясь о том, что нужно будет исправлять каждую используемую функцию ВПР .

3. Нет ограничения на размер искомого значения. Используя ВПР , помните об ограничении на длину искомого значения в 255 символов, иначе рискуете получить ошибку #VALUE! (#ЗНАЧ!). Итак, если таблица содержит длинные строки, единственное действующее решение – это использовать ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ .

Предположим, Вы используете вот такую формулу с ВПР , которая ищет в ячейках от B5 до D10 значение, указанное в ячейке A2 :

VLOOKUP(A2,B5:D10,3,FALSE)
=ВПР(A2;B5:D10;3;ЛОЖЬ)

Формула не будет работать, если значение в ячейке A2 длиннее 255 символов. Вместо неё Вам нужно использовать аналогичную формулу ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ :

INDEX(D5:D10,MATCH(TRUE,INDEX(B5:B10=A2,0),0))
=ИНДЕКС(D5:D10;ПОИСКПОЗ(ИСТИНА;ИНДЕКС(B5:B10=A2;0);0))

4. Более высокая скорость работы. Если Вы работаете с небольшими таблицами, то разница в быстродействии Excel будет, скорее всего, не заметная, особенно в последних версиях. Если же Вы работаете с большими таблицами, которые содержат тысячи строк и сотни формул поиска, Excel будет работать значительно быстрее, при использовании ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС вместо ВПР . В целом, такая замена увеличивает скорость работы Excel на 13% .

Влияние ВПР на производительность Excel особенно заметно, если рабочая книга содержит сотни сложных формул массива, таких как ВПР+СУММ . Дело в том, что проверка каждого значения в массиве требует отдельного вызова функции ВПР . Поэтому, чем больше значений содержит массив и чем больше формул массива содержит Ваша таблица, тем медленнее работает Excel.

С другой стороны, формула с функциями ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС просто совершает поиск и возвращает результат, выполняя аналогичную работу заметно быстрее.

ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ – примеры формул

Теперь, когда Вы понимаете причины, из-за которых стоит изучать функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС , давайте перейдём к самому интересному и увидим, как можно применить теоретические знания на практике.

Как выполнить поиск с левой стороны, используя ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС

Любой учебник по ВПР твердит, что эта функция не может смотреть влево. Т.е. если просматриваемый столбец не является крайним левым в диапазоне поиска, то нет шансов получить от ВПР желаемый результат.

Функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС в Excel гораздо более гибкие, и им все-равно, где находится столбец со значением, которое нужно извлечь. Для примера, снова вернёмся к таблице со столицами государств и населением. На этот раз запишем формулу ПОИСКПОЗ /ИНДЕКС , которая покажет, какое место по населению занимает столица России (Москва).

Как видно на рисунке ниже, формула отлично справляется с этой задачей:

INDEX($A$2:$A$10,MATCH("Russia",$B$2:$B$10,0))

Теперь у Вас не должно возникать проблем с пониманием, как работает эта формула:

• Во-первых, задействуем функцию MATCH (ПОИСКПОЗ), которая находит положение “Russia” в списке:

  MATCH("Russia",$B$2:$B$10,0))
  =ПОИСКПОЗ("Russia";$B$2:$B$10;0))

• Далее, задаём диапазон для функции INDEX (ИНДЕКС), из которого нужно извлечь значение. В нашем случае это A2:A10 .
• Затем соединяем обе части и получаем формулу:

  INDEX($A$2:$A$10;MATCH("Russia";$B$2:$B$10;0))
  =ИНДЕКС($A$2:$A$10;ПОИСКПОЗ("Russia";$B$2:$B$10;0))

Подсказка: Правильным решением будет всегда использовать абсолютные ссылки для ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , чтобы диапазоны поиска не сбились при копировании формулы в другие ячейки.

Вычисления при помощи ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в Excel (СРЗНАЧ, МАКС, МИН)

Вы можете вкладывать другие функции Excel в ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , например, чтобы найти минимальное, максимальное или ближайшее к среднему значение. Вот несколько вариантов формул, применительно к таблице из :

1. MAX (МАКС). Формула находит максимум в столбце D C той же строки:

INDEX($C$2:$C$10,MATCH(MAX($D$2:I$10),$D$2:D$10,0))
=ИНДЕКС($C$2:$C$10;ПОИСКПОЗ(МАКС($D$2:I$10);$D$2:D$10;0))

Результат: Beijing

2. MIN (МИН). Формула находит минимум в столбце D и возвращает значение из столбца C той же строки:

INDEX($C$2:$C$10,MATCH(MIN($D$2:I$10),$D$2:D$10,0))
=ИНДЕКС($C$2:$C$10;ПОИСКПОЗ(МИН($D$2:I$10);$D$2:D$10;0))

Результат: Lima

3. AVERAGE (СРЗНАЧ). Формула вычисляет среднее в диапазоне D2:D10 , затем находит ближайшее к нему и возвращает значение из столбца C той же строки:

INDEX($C$2:$C$10,MATCH(AVERAGE($D$2:D$10),$D$2:D$10,1))
=ИНДЕКС($C$2:$C$10;ПОИСКПОЗ(СРЗНАЧ($D$2:D$10);$D$2:D$10;1))

Результат: Moscow

О чём нужно помнить, используя функцию СРЗНАЧ вместе с ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Используя функцию СРЗНАЧ в комбинации с ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , в качестве третьего аргумента функции ПОИСКПОЗ чаще всего нужно будет указывать 1 или -1 в случае, если Вы не уверены, что просматриваемый диапазон содержит значение, равное среднему. Если же Вы уверены, что такое значение есть, – ставьте 0 для поиска точного совпадения.

• Если указываете 1 , значения в столбце поиска должны быть упорядочены по возрастанию, а формула вернёт максимальное значение, меньшее или равное среднему.
• Если указываете -1 , значения в столбце поиска должны быть упорядочены по убыванию, а возвращено будет минимальное значение, большее или равное среднему.

В нашем примере значения в столбце D упорядочены по возрастанию, поэтому мы используем тип сопоставления 1 . Формула ИНДЕКС /ПОИСКПО З возвращает “Moscow”, поскольку величина населения города Москва – ближайшее меньшее к среднему значению (12 269 006).

Как при помощи ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ выполнять поиск по известным строке и столбцу

Эта формула эквивалентна двумерному поиску ВПР и позволяет найти значение на пересечении определённой строки и столбца.

В этом примере формула ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ будет очень похожа на формулы, которые мы уже обсуждали в этом уроке, с одним лишь отличием. Угадайте каким?

Как Вы помните, синтаксис функции INDEX (ИНДЕКС) позволяет использовать три аргумента:

INDEX(array,row_num,)
ИНДЕКС(массив;номер_строки;[номер_столбца])

И я поздравляю тех из Вас, кто догадался!

Начнём с того, что запишем шаблон формулы. Для этого возьмём уже знакомую нам формулу ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ и добавим в неё ещё одну функцию ПОИСКПОЗ , которая будет возвращать номер столбца.

INDEX(Ваша таблица ,(MATCH(,столбец, в котором искать ,0)),(MATCH(,строка в которой искать ,0))
=ИНДЕКС(Ваша таблица ,(MATCH(значение для вертикального поиска ,столбец, в котором искать ,0)),(MATCH(значение для горизонтального поиска ,строка в которой искать ,0))

Обратите внимание, что для двумерного поиска нужно указать всю таблицу в аргументе array (массив) функции INDEX (ИНДЕКС).

А теперь давайте испытаем этот шаблон на практике. Ниже Вы видите список самых населённых стран мира. Предположим, наша задача узнать население США в 2015 году.

Хорошо, давайте запишем формулу. Когда мне нужно создать сложную формулу в Excel с вложенными функциями, то я сначала каждую вложенную записываю отдельно.

Итак, начнём с двух функций ПОИСКПОЗ , которые будут возвращать номера строки и столбца для функции ИНДЕКС :

• ПОИСКПОЗ для столбца – мы ищем в столбце B , а точнее в диапазоне B2:B11 , значение, которое указано в ячейке H2 (USA). Функция будет выглядеть так:

  MATCH($H$2,$B$1:$B$11,0)
  =ПОИСКПОЗ($H$2;$B$1:$B$11;0)

  4 , поскольку “USA” – это 4-ый элемент списка в столбце B (включая заголовок).

• ПОИСКПОЗ для строки – мы ищем значение ячейки H3 (2015) в строке 1 , то есть в ячейках A1:E1 :

  MATCH($H$3,$A$1:$E$1,0)
  =ПОИСКПОЗ($H$3;$A$1:$E$1;0)

  Результатом этой формулы будет 5 , поскольку “2015” находится в 5-ом столбце.

Теперь вставляем эти формулы в функцию ИНДЕКС и вуаля:

INDEX($A$1:$E$11,MATCH($H$2,$B$1:$B$11,0),MATCH($H$3,$A$1:$E$1,0))
=ИНДЕКС($A$1:$E$11;ПОИСКПОЗ($H$2;$B$1:$B$11;0);ПОИСКПОЗ($H$3;$A$1:$E$1;0))

Если заменить функции ПОИСКПОЗ на значения, которые они возвращают, формула станет легкой и понятной:

INDEX($A$1:$E$11,4,5))
=ИНДЕКС($A$1:$E$11;4;5))

Эта формула возвращает значение на пересечении 4-ой строки и 5-го столбца в диапазоне A1:E11 , то есть значение ячейки E4 . Просто? Да!

Поиск по нескольким критериям с ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

В учебнике по ВПР мы показывали пример формулы с функцией ВПР для поиска по нескольким критериям . Однако, существенным ограничением такого решения была необходимость добавлять вспомогательный столбец. Хорошая новость: формула ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ может искать по значениям в двух столбцах, без необходимости создания вспомогательного столбца!

Предположим, у нас есть список заказов, и мы хотим найти сумму по двум критериям – имя покупателя (Customer) и продукт (Product). Дело усложняется тем, что один покупатель может купить сразу несколько разных продуктов, и имена покупателей в таблице на листе Lookup table расположены в произвольном порядке.

Вот такая формула ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ решает задачу:

{=INDEX("Lookup table"!$A$2:$C$13,MATCH(1,(A2="Lookup table"!$A$2:$A$13)*
(B2="Lookup table"!$B$2:$B$13),0),3)}
{=ИНДЕКС("Lookup table"!$A$2:$C$13;ПОИСКПОЗ(1;(A2="Lookup table"!$A$2:$A$13)*
(B2="Lookup table"!$B$2:$B$13);0);3)}

Эта формула сложнее других, которые мы обсуждали ранее, но вооруженные знанием функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ Вы одолеете ее. Самая сложная часть – это функция ПОИСКПОЗ , думаю, её нужно объяснить первой.

MATCH(1,(A2="Lookup table"!$A$2:$A$13),0)*(B2="Lookup table"!$B$2:$B$13)
ПОИСКПОЗ(1;(A2="Lookup table"!$A$2:$A$13);0)*(B2="Lookup table"!$B$2:$B$13)

В формуле, показанной выше, искомое значение – это 1 , а массив поиска – это результат умножения. Хорошо, что же мы должны перемножить и почему? Давайте разберем все по порядку:

• Берем первое значение в столбце A (Customer) на листе Main table и сравниваем его со всеми именами покупателей в таблице на листе Lookup table (A2:A13).
• Если совпадение найдено, уравнение возвращает 1 (ИСТИНА), а если нет – 0 (ЛОЖЬ).
• Далее, мы делаем то же самое для значений столбца B (Product).
• Затем перемножаем полученные результаты (1 и 0). Только если совпадения найдены в обоих столбцах (т.е. оба критерия истинны), Вы получите 1 . Если оба критерия ложны, или выполняется только один из них – Вы получите 0 .

Теперь понимаете, почему мы задали 1 , как искомое значение? Правильно, чтобы функция ПОИСКПОЗ возвращала позицию только, когда оба критерия выполняются.

Обратите внимание: В этом случае необходимо использовать третий не обязательный аргумент функции ИНДЕКС . Он необходим, т.к. в первом аргументе мы задаем всю таблицу и должны указать функции, из какого столбца нужно извлечь значение. В нашем случае это столбец C (Sum), и поэтому мы ввели 3 .

И, наконец, т.к. нам нужно проверить каждую ячейку в массиве, эта формула должна быть формулой массива. Вы можете видеть это по фигурным скобкам, в которые она заключена. Поэтому, когда закончите вводить формулу, не забудьте нажать Ctrl+Shift+Enter .

Если всё сделано верно, Вы получите результат как на рисунке ниже:

ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в сочетании с ЕСЛИОШИБКА в Excel

Как Вы, вероятно, уже заметили (и не раз), если вводить некорректное значение, например, которого нет в просматриваемом массиве, формула ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ сообщает об ошибке #N/A (#Н/Д) или #VALUE! (#ЗНАЧ!). Если Вы хотите заменить такое сообщение на что-то более понятное, то можете вставить формулу с ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в функцию ЕСЛИОШИБКА .

Синтаксис функции ЕСЛИОШИБКА очень прост:

IFERROR(value,value_if_error)
ЕСЛИОШИБКА(значение;значение_если_ошибка)

Где аргумент value (значение) – это значение, проверяемое на предмет наличия ошибки (в нашем случае – результат формулы ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ ); а аргумент value_if_error (значение_если_ошибка) – это значение, которое нужно возвратить, если формула выдаст ошибку.

Например, Вы можете вставить в функцию ЕСЛИОШИБКА вот таким образом:

IFERROR(INDEX($A$1:$E$11,MATCH($G$2,$B$1:$B$11,0),MATCH($G$3,$A$1:$E$1,0)),
"Совпадений не найдено. Попробуйте еще раз!") =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$1:$E$11;ПОИСКПОЗ($G$2;$B$1:$B$11;0);ПОИСКПОЗ($G$3;$A$1:$E$1;0));
"Совпадений не найдено. Попробуйте еще раз!")

И теперь, если кто-нибудь введет ошибочное значение, формула выдаст вот такой результат:

Если Вы предпочитаете в случае ошибки оставить ячейку пустой, то можете использовать кавычки (“”), как значение второго аргумента функции ЕСЛИОШИБКА . Вот так:

IFERROR(INDEX(массив,MATCH(искомое_значение,просматриваемый_массив,0),"")
ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(массив;ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;0);"")

Надеюсь, что хотя бы одна формула, описанная в этом учебнике, показалась Вам полезной. Если Вы сталкивались с другими задачами поиска, для которых не смогли найти подходящее решение среди информации в этом уроке, смело опишите свою проблему в комментариях, и мы все вместе постараемся решить её.

У меня огромный массив данных и мне часто приходится искать, например, по наименованию товара, что бы посмотреть определенные характеристики. С помощью обычного поиска неудобно, потому что таблица имеет много столбцов и часто приходится перепроверять. Можно ли это как-то автоматизировать?

Это можно сделать с помощью ВПР или ГПР. ВПР используется если искомое значение размещено в столбце. ГПР - если в строчке. А сам порядок и принцип работы функций одинаковый. Данные функции можно использовать, если данные уникальны (т.е. не повторяются).

Поскольку предполагается, что данных много, можно для упрощения процесса ввода искомых данных и во избежание ошибок, сделать поле со списком. Для этого, устанавливаем курсор в ячейку, которая будет полем со списком (можно это сделать на чистом листе, не содержащем никаких данных, который и будем в дальнейшем использовать для отображения результатов поиска). На вкладке Данные группы Работа с данными нажимаем на кнопку Проверка данных из выпадающего списка выбираем пункт Проверка данных…

В диалоговом окне Проверка на вкладке Параметры в поле Тип данных выбираем Список . В появившемся поле Источник указываем ссылку на диапазон ячеек, который содержит наименование товаров. Нажимаем кнопку ОК.

У вас должен получиться вот такой выпадающий список:

Теперь приступим непосредственно к созданию функции для поиска нужных значений. Таблицу, в которой будет происходить поиск, необходимо предварительно отсортировать по искомому значению по возрастанию. В нашем примере, по марке телефона.

Установите курсор мышки в строчке рядом с созданным выпадающим списком или в другом месте, где вы хотите, что бы отображались результаты поиска. С помощью вкладки Формулы или кнопки Вставить функцию на Панели формул выбираем функцию ВПР.

Таблица - выделяем таблицу с данными так, что бы искомый аргумент был в первом столбце, и нажимаем кнопку F4 или же проставляем в ручную значки $, что бы ссылка стала абсолютной. Таблицу выделяем без шапки, только данные.

Номер_столбца - указываем порядковый номер столбца, данные которого мы хотим видеть в результате поиска.

Интервальный_просмотр - ЛОЖЬ - поскольку нам нужно точное совпадение данных с заданным в поиске.

Нажимаем кнопку ОК.

Меняя Номер столбца в созданной функции ВПР, вы можете сделать выборку из исходной таблицы нескольких значений, которые будут отвечать вашим условиям поиска.

Можно ли осуществлять поиск аналогичный поиску с использованием функции ВПР, но без сортировки данных? ВПР выдает в таком случае ошибку 9 .

Найти любое значение в строке, если известно значение, которое находится в одном столбце, можно с помощью двух функция ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС.

В качестве примера возьмем таблицу, которая содержит наименование марок телефонов и их цену.

Для упрощения поиска нужных значений можно сделать поле со списком, который будет состоять из данных, которые мы задаем для поиска (например, наименование товара). Для этого, установив курсор в свободную ячейку, переходим на вкладку Данные группу Работа с данными и нажимаем на кнопку Проверка данных , из выпадающего списка выбираем пункт Проверка данных… В диалоговом окне Проверка вводимых значений на вкладке Параметры в поле Тип данных выбираем Список и указываем диапазон, который содержит данные для поиска.

Затем, устанавливаем курсор в свободную ячейку, с помощью вкладки Формулы или кнопки Вставить функцию на Панели формул выбираем функцию ПОИСКПОЗ.

Искомое_значение - указываем ячейку, которая содержит поле со списком, созданный нами в самом начале.

Просматриваемый_массив - выделяем диапазон ячеек, которые содержат искомые ячейки. В нашем примере, столбец с марками телефонов, но выделять нужно без шапки.

Тип_сопоставления - указываем "0" (ноль) - это позволит функции находить первый аргумент, который соответствует искомому значению.

Нажимаем кнопку ОК.

Функция ПОИСКПОЗ указывает в какой строчке содержится искомое значение. Став курсором на ячейку, которая содержит формулу, в строке формул вы увидите синтаксис функции, выделяем его до знака "=" и копируем (нажав Ctrl+C) и нажимаем Enter, чтобы выйти из ячейки.

Затем, устанавливаем курсор в свободную ячейку, в которой у нас будут отображаться результаты, и с помощью вкладки Формулы или кнопки Вставить функцию на Панели формул выбираем функцию ИНДЕКС. Данная функция содержит два вида аргумента, о чем вам сразу же и сообщат, нам нужен "массив; номер_строки; номер_столбца".

В диалоговом окне Аргументы функции указываем следующие значения:

Массив - выделяем весь массив данных (без шапки таблицы), которые содержит как искомые значения, так и данные, которые в последствии мы хотим что бы отображались. В нашем примере это столбцы, которые содержат марку телефона и цену.

Номер_сроки - здесь мы вставляем функцию ПОИСКПОЗ путем нажатия клавиш Ctrl+V.

Номер_стобца - здесь необходимо указать номер столбца в массиве, значение которого будет отображаться в результате поиска.

Нажимаем кнопку ОК.

Работа с VB проектом (12)
Условное форматирование (5)
Списки и диапазоны (5)
Макросы(VBA процедуры) (63)
Разное (39)
Баги и глюки Excel (3)

Найти в ячейке любое слово из списка

Предположим, вы получаете от поставщика/заказчика/клиента заполненную таблицу с перечнем продукции:

И эту таблицу необходимо сравнить с артикулами/кодами товара в имеющемся у вас каталоге продукции:

Как видно - в нашем каталоге только артикулы без наименований. У заказчика же помимо артикулов еще и название товара, т.е. много лишнего. И вам надо понять какие товары присутствуют в вашем каталоге, а какие нет:


Стандартных формул в Excel для подобного поиска и сравнения нет. Конечно, можно попробовать применить ВПР с подстановочными символами сначала к одной таблице, а затем к другой. Но если подобную операцию необходимо проделывать раз за разом, то прописывать по несколько формул к каждой таблице прямо скажем - не комильфо.
Поэтому я и решил сегодня продемонстрировать формулу, которая без всяких доп. манипуляций поможет такое сравнение сделать. Чтобы разобраться самостоятельно рекомендую скачать файл:
Скачать файл:

(49,5 KiB, 13 249 скачиваний)

На листе "Заказ" в этом файле таблица, полученная от заказчика, а на листе "Каталог" наши артикулы.
Сама формула на примере файла будет выглядеть так:

ПРОСМОТР(2;1/ПОИСК(Каталог!$A$2:$A$11; A2);Каталог!$A$2:$A$11)
=LOOKUP(2,1/SEARCH(Каталог!$A$2:$A$11,A2),Каталог!$A$2:$A$11)
эта формула вернет название артикула, если в тексте есть хоть один артикул из каталога и #Н/Д (#N/A) если артикул не найден в каталоге.
Прежде чем облагородить эту формулу всякими дополнениями(вроде виде убирания ненужных #Н/Д) давайте разберемся как она работает.
Функция ПРОСМОТР (LOOKUP) ищет заданное значение(2) в указанном диапазоне(массиве - второй аргумент). В качестве диапазона обычно приводится массив ячеек, но функция ПРОСМОТР имеет первую нужную нам особенность - она старается преобразовать непосредственно в массив любое выражение, записанное вторым аргументом. Иными словами она вычисляет выражение в этом аргументе, чем мы и пользуемся, подставив в качестве второго аргумента выражение: 1/ПОИСК(Каталог!$A$2:$A$11;A2) . Часть ПОИСК(Каталог!$A$2:$A$11;A2) ищет поочередно каждое значение из списка Каталога в ячейке A2 (наименование из таблицы Заказчика). Если значение найдено, то возвращается номер позиции первого символа найденного значения. Если значение не найдено - возвращается значение ошибки #ЗНАЧ!(#VALUE!). Теперь вторая особенность: функция требует расположения данных в массиве в порядке возрастания. Если данные расположены иначе - функция будет просматривать массив до тех пор, пока не найдет значение больше искомого, но максимально к нему приближенное(хотя если данные позволяют - для более точного поиска все же лучше отсортировать список по возрастанию). Поэтому сначала мы 1 делим на выражение ПОИСК(Каталог!$A$2:$A$11;A2) , чтобы получить массив вида: {0,0181818181818182:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!}
Ну а в качестве искомого значения мы подсовываем функции число 2 - заведомо большее число, чем может вообще встретиться в массиве(т.к. единица, поделенная на любое число будет меньше двух). И как результат мы получим позицию в массиве, в которой встречается последнее совпадение из каталога. После чего функция ПРОСМОТР запомнит эту позицию и вернет значение из массива Каталог!$A$2:$A$11 (третий аргумент), записанное в этом массиве для этой позиции.
Вы можете просмотреть этапы вычисления функции самостоятельно для каждой ячейки, я здесь просто приведу этапы чуть в расширенном для понимания виде:

1. =ПРОСМОТР(2;1/ПОИСК(Каталог!$A$2:$A$11; A2);Каталог!$A$2:$A$11)
2. =ПРОСМОТР(2;
   1/{55:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!};
   Каталог!$A$2:$A$11)
3. =ПРОСМОТР(2;{0,0181818181818182:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!:#ЗНАЧ!};Каталог!$A$2:$A$11)
4. =ПРОСМОТР(2;
   1;
   {"FM2-3320":"CV455689":"Q5949X":"CE321A":"CE322A":"CE323A":"00064073":"CX292708":"CX292709":"CX292710"})
5. ="FM2-3320"

Теперь немного облагородим функцию и сделаем еще пару реализаций
Реализация 1:
Вместо артикулов и #Н/Д выведем для найденных позиций "Есть" , а для отсутствующих "Не найден в каталоге" :
=ЕСЛИ(ЕНД(ПРОСМОТР(2;1/ПОИСК(Каталог!$A$2:$A$11;A2)));"Не найден в каталоге";"Есть")
=IF(ISNA(LOOKUP(2,1/SEARCH(Каталог!$A$2:$A$11,A2))),"Не найден в каталоге","Есть")
работа функции проста - с ПРОСМОТР(LOOKUP) разобрались, поэтому остались только ЕНД и ЕСЛИ.
ЕНД (ISNA) возвращает ИСТИНА (TRUE) если выражение внутри неё возвращает значение ошибки #Н/Д (#N/A) и ЛОЖЬ (FALSE) если выражение внутри не возвращает значение этой ошибки.
ЕСЛИ (IF) возвращает то, что указано вторым аргументом если выражение в первом равно ИСТИНА (TRUE) и то, что указано третьим аргументом, если выражение первого аргумента ЛОЖЬ (FALSE) .

Реализация 2:
Вместо #Н/Д выведем "Не найден в каталоге" , но при этом если артикулы найдены - выведем названия этих артикулов:
=ЕСЛИОШИБКА(ПРОСМОТР(2;1/ПОИСК(Каталог!$A$2:$A$11;A2);Каталог!$A$2:$A$11);"Нет в каталоге")
=IFERROR(LOOKUP(2,1/SEARCH(Каталог!$A$2:$A$11,A2),Каталог!$A$2:$A$11),"Нет в каталоге")
Про функция ЕСЛИОШИБКА (IFERROR) я подробно рассказывал в этой статье: Как в ячейке с формулой вместо ошибки показать 0 .
Если вкратце, то если выражение, заданное первым аргументом функции, возвращает значение любой ошибки, то функция вернет то, что записано вторым аргументом(в нашем случае это текст "Не найден в каталоге"). Если же выражение не возвращает ошибку, то функция ЕСЛИОШИБКА запишет то значение, которое было получено выражением в первом аргументе(в нашем случае это будет наименование артикула).

Реализация 3
Надо не просто определить какому артикулу соответствует, но и вывести цену для наименования по этому артикулу(сами цены должны быть расположены в столбце B листа Каталог):
=ЕСЛИОШИБКА(ПРОСМОТР(2;1/ПОИСК(Каталог!$A$2:$A$11;A2);Каталог!$B$2:$B$11);"")
=IFERROR(LOOKUP(2,1/SEARCH(Каталог!$A$2:$A$11,A2),Каталог!$B$2:$B$11),"")

Пара важных замечаний:

• данные на листе с артикулами не должны содержать пустых ячеек. Иначе с большой долей вероятности формула будет возвращать значение именно пустой ячейки, а не то, которое подходит под условия поиска
• формула осуществляет поиск таким образом, что ищется любое совпадение. Например, в качестве артикула записана цифра 1 , а в строке наименований может встречаться помимо целой 1 еще и 123 , 651123 , FG1412NM и т.п. Для всех этих наименований может быть подобран артикул 1, т.к. он содержится в каждом наименовании. Как правило это может произойти, если артикул 1 расположен в конце списка

Поэтому желательно перед использованием формулы отсортировать список по возрастанию(от меньшего к большему, от А до Я).

В приложенном в начале статьи примере вы найдете все разобранные варианты.

Если же вам понадобится выводить все наименования, то можно воспользоваться функцией СОДЕРЖИТ_ОДНО_ИЗ из моей надстройки MulTEx .

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями! Видеоуроки

{"Bottom bar":{"textstyle":"static","textpositionstatic":"bottom","textautohide":true,"textpositionmarginstatic":0,"textpositiondynamic":"bottomleft","textpositionmarginleft":24,"textpositionmarginright":24,"textpositionmargintop":24,"textpositionmarginbottom":24,"texteffect":"slide","texteffecteasing":"easeOutCubic","texteffectduration":600,"texteffectslidedirection":"left","texteffectslidedistance":30,"texteffectdelay":500,"texteffectseparate":false,"texteffect1":"slide","texteffectslidedirection1":"right","texteffectslidedistance1":120,"texteffecteasing1":"easeOutCubic","texteffectduration1":600,"texteffectdelay1":1000,"texteffect2":"slide","texteffectslidedirection2":"right","texteffectslidedistance2":120,"texteffecteasing2":"easeOutCubic","texteffectduration2":600,"texteffectdelay2":1500,"textcss":"display:block; padding:12px; text-align:left;","textbgcss":"display:block; position:absolute; top:0px; left:0px; width:100%; height:100%; background-color:#333333; opacity:0.6; filter:alpha(opacity=60);","titlecss":"display:block; position:relative; font:bold 14px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; color:#fff;","descriptioncss":"display:block; position:relative; font:12px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; color:#fff; margin-top:8px;","buttoncss":"display:block; position:relative; margin-top:8px;","texteffectresponsive":true,"texteffectresponsivesize":640,"titlecssresponsive":"font-size:12px;","descriptioncssresponsive":"display:none !important;","buttoncssresponsive":"","addgooglefonts":false,"googlefonts":"","textleftrightpercentforstatic":40}}

Предположим, вам нужно найти расширение телефона сотрудника с помощью его номера, а также правильно оценить коэффициент Комиссии для суммы продажи. Вы ищете данные, чтобы быстро и эффективно находить определенные данные в списке и автоматически проверять, правильно ли используются данные. После того как вы просмотрит данные, вы можете выполнить вычисления и отобразить результаты, указав возвращаемые значения. Есть несколько способов поиска значений в списке данных и отображения результатов.

В этой статье

Поиск значений в списке по вертикали по точному совпадению

Для выполнения этой задачи можно использовать функцию ВПР или сочетание функций индекс и ПОИСКПОЗ.

Примеры использования функции ВПР

функция ВПР .

Примеры ИНДЕКСов и СОВПАДЕНИй

Что означает:

=ИНДЕКС(нужно вернуть значение из C2:C10, которое будет соответствовать ПОИСКПОЗ(первое значение "Капуста" в массиве B2:B10))

Формула ищет первое значение в ячейке C2: C10, соответствующее капусты (в B7), и возвращает значение в C7 (100 ) - первое значение, соответствующее капусты .

Дополнительные сведения можно найти в разделе Функция индекс и функция ПОИСКПОЗ .

Поиск значений в списке по вертикали по приблизительному совпадению

Для этого используйте функцию ВПР.

Важно:

В приведенном выше примере функция ВПР ищет имя учащегося, у которого есть 6 тардиес в диапазоне A2: B7. В таблице нет записи для 6 тардиес, поэтому функция ВПР ищет следующее самое высокое соответствие ниже 6 и находит значение 5, связанное с первым именем Дэйв , и, следовательно, возвращает Дэйв .

Дополнительные сведения можно найти в разделе функция ВПР .

Поиск значений по вертикали в списке неизвестного размера с точным соответствием

Для выполнения этой задачи используйте функции СМЕЩ и ПОИСКПОЗ.

Примечание: Этот подход используется, если данные находятся в диапазоне внешних данных, который вы обновляете каждый день. Вы знаете, что в столбце B есть Цена, но вы не знаете, сколько строк данных возвращает сервер, а первый столбец не отсортирован по алфавиту.

C1 - это верхняя левая ячейка диапазона (также называемая начальной ячейкой).

Match ("апельсины"; C2: C7; 0) ищет оранжевый цвет в диапазоне C2: C7. Не следует включать начальную ячейку в диапазон.

1 - количество столбцов справа от начальной ячейки, для которых должно быть возвращено возвращаемое значение. В нашем примере возвращаемое значение находится в столбце D, Sales .

Поиск значений в списке по горизонтали по точному совпадению

Для выполнения этой задачи используется функция ГПР. Ниже приведен пример.

Функция ГПР выполняет поиск по столбцу Sales и возвращает значение из строки 5 в указанном диапазоне.

Дополнительные сведения можно найти в разделе функции ГПР .

Поиск значений в списке по горизонтали с использованием приблизительного совпадения

Для выполнения этой задачи используется функция ГПР.

Важно: Убедитесь, что значения в первой строке отсортированы в возрастающем порядке.

В приведенном выше примере функция ГПР ищет значение 11000 в строке 3 в указанном диапазоне. Он не находит 11000 и, следовательно, ищет следующее наибольшее значение, которое меньше 1100 и возвращает число 10543.

Дополнительные сведения можно найти в разделе функции ГПР .

Создание формулы подстановки с помощью мастера подстановок (толькоExcel 2007)

Примечание: Надстройка "Мастер подстановок" прекращена в Excel 2010. Эти функциональные возможности заменены мастером функций и доступными функциями поиска и работы со ссылками (ссылками) .

В Excel 2007 мастер подстановок создает формулу подстановки на основе данных листа, имеющих заголовки строк и столбцов. Мастер подстановок помогает находить другие значения в строке, когда вы знаете значение в одном столбце, и наоборот. Мастер подстановок использует индекс и СОВПАДЕНИе в создаваемых формулах.